9531-2666 Québec inc. exploite son entreprise sous le nom Kalla. Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels. Elle suit la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Cette loi québécoise a été modifiée par la Loi 25.
1. Qui nous sommes
9531-2666 Québec inc. est une entreprise immatriculée au Registre des entreprises du Québec. Elle exploite Kalla, qui offre deux services aux entreprises :
- l’analyse et l’automatisation de tâches administratives, avec un audit sur place ;
- une réceptionniste IA qui répond aux appels que l’entreprise ne peut pas prendre.
Pour nous joindre : contact@trykalla.ai ou 438-373-4162.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Simon Crewe est le responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez lui écrire à contact@trykalla.ai pour toute question, demande ou plainte.
3. Les renseignements que nous recueillons, et pourquoi
3.1 Visiteurs du site
Quand vous remplissez le formulaire de contact, nous recueillons :
- votre nom, votre numéro de téléphone et, si vous les indiquez, votre ville et votre besoin ;
- votre consentement à être rappelé ;
- la page d’où vous écrivez et le site qui vous y a mené ;
- les paramètres de campagne de l’adresse, s’il y en a (par exemple utm_source) ;
- le type de navigateur utilisé ;
- votre adresse IP, sous forme hachée seulement. Nous ne conservons jamais l’adresse elle-même. Le condensé sert uniquement à limiter le nombre d’envois.
Ces renseignements servent à vous rappeler, à répondre à votre demande et à savoir comment vous avez connu Kalla. Ils ne servent pas à vous inscrire à une liste d’envoi.
Pour bloquer les robots, le formulaire utilise Cloudflare Turnstile. Ce service traite des données techniques de votre navigateur au moment où vous utilisez le formulaire.
Le site mesure son audience avec Cloudflare Web Analytics, sans témoin. Cet outil compte les visites de façon globale et ne sert pas à vous identifier.
3.2 Prise de rendez-vous
Les boutons « Réserver » vous mènent à une page de réservation Google Agenda, sur le site de Google. Vous y indiquez votre nom, votre adresse courriel et les autres renseignements demandés. Nous les recevons pour tenir l’appel prévu. Google les traite aussi, selon sa propre politique de confidentialité.
3.3 Clients de l’agence
Pendant l’audit en entreprise et l’implémentation, nous pouvons consulter des renseignements personnels détenus par le client. Il peut s’agir de ceux de ses employés, de ses clients ou de ses fournisseurs. Par exemple, des soumissions, des bons de travail, des factures ou des feuilles de temps.
Nous utilisons ces renseignements seulement pour réaliser le mandat. Nous ne les communiquons à personne d’autre sans l’accord du client. Les modalités précises sont prévues dans l’entente écrite conclue avec chaque client.
3.4 Réceptionniste IA
La réceptionniste répond aux appels pour le compte d’une entreprise cliente. À l’égard des renseignements des personnes qui appellent, Kalla agit pour le compte de cette entreprise. L’entreprise cliente demeure responsable de ces renseignements. Pour exercer vos droits, vous pouvez vous adresser à elle ou à nous.
Pendant un appel, la réceptionniste recueille :
- la voix de l’appelant et la transcription de l’appel ;
- son nom, son numéro de téléphone, l’adresse du service et la description de son besoin ;
- le fait qu’il s’agit ou non d’un nouveau client ;
- les photos et les détails que l’appelant ajoute au formulaire qu’on lui envoie par texto.
Ces renseignements servent à transmettre la demande à l’entreprise cliente par texto.
Les entreprises clientes de la réceptionniste sont facturées par Stripe. Stripe traite les renseignements de paiement. Nous ne conservons pas les numéros de carte.
4. Consentement
Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement, ou quand la loi le permet sans consentement. Sur le site, la case de consentement du formulaire n’est jamais cochée d’avance. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (voir la section 8).
Nos services ne s’adressent pas aux personnes de moins de 14 ans.
5. Fournisseurs et communication hors du Québec
Nous faisons appel à des fournisseurs qui traitent des renseignements pour nous. Plusieurs sont situés hors du Québec, surtout aux États-Unis. Avant de leur communiquer des renseignements, nous évaluons si ceux-ci y seront protégés de façon adéquate.
- Cloudflare (États-Unis) : hébergement du site, base de données du formulaire, protection anti-robot, mesure d’audience sans témoin ;
- Resend (États-Unis) : envoi du courriel qui nous avise d’une nouvelle demande de rappel ;
- Google (États-Unis) : prise de rendez-vous avec Google Agenda ;
- Stripe (États-Unis) : facturation des clients de la réceptionniste ;
- des fournisseurs de téléphonie, de transcription, d’intelligence artificielle et de synthèse vocale, pour le fonctionnement de la réceptionniste. Ils peuvent être situés hors du Québec. La liste à jour est fournie sur demande.
6. Conservation
Nous conservons les renseignements seulement le temps nécessaire aux fins prévues, ou plus longtemps si la loi l’exige. Ensuite, nous les détruisons ou les anonymisons.
- Demandes de rappel faites sur le site : 24 mois après le dernier contact, puis destruction.
- Renseignements consultés pendant un mandat d’agence : pendant la durée du mandat, puis selon l’entente écrite conclue avec le client.
- Renseignements des appelants de la réceptionniste : pendant la durée du service, selon les instructions de l’entreprise cliente. Ils sont détruits à la fin du service, sauf si la loi exige de les garder plus longtemps.
7. Témoins (cookies)
Le site ne dépose aucun témoin de mesure d’audience ni de publicité. Seuls des témoins strictement nécessaires à son fonctionnement peuvent être utilisés, par exemple par la protection anti-robot du formulaire. C’est pourquoi le site n’affiche pas de bandeau de consentement.
La page de réservation Google Agenda est un site externe. Google peut y déposer ses propres témoins, selon sa politique.
8. Vos droits
Vous pouvez en tout temps :
- demander l’accès aux renseignements que nous détenons sur vous ;
- demander qu’ils soient corrigés s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
- retirer votre consentement à leur utilisation ou à leur communication ;
- dans les cas prévus par la loi, demander qu’on cesse de les diffuser ou qu’on les désindexe ;
- recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité).
Pour exercer un droit, écrivez à contact@trykalla.ai. Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons par écrit dans un délai de 30 jours.
Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec.
9. Sécurité et incidents de confidentialité
Nous protégeons les renseignements avec des mesures raisonnables. Les connexions sont chiffrées. L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin. Le formulaire est protégé contre les robots et limite le nombre d’envois.
Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous prenons aussi les mesures pour réduire le risque.
10. Modifications
Nous pouvons modifier cette politique. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page. Si un changement est important, nous l’indiquerons clairement sur le site.